Sich auf den Weg machen mit Prozessberatung (Teil1)

– Ablauf, Bestandteile und Vorteile einer Prozessberatung

Angeregt durch die Frage einer Kundin, „was denn nun eigentlich eine Prozessberatung sei“, möchte ich diese Form der Beratung für größere Veränderungen und Weiterentwicklungen erläutern.

Anhand eines Beispiels möchte ich die Schritte und die Vorteile aufzeigen.

Beispiel einer Prozessberatung

Für die Illustration meiner Vorgehensweise benutze ich eine Prozessberatung für eine Gemeinde  mit dem Ziel  – ein Netzwerk für die frühkindliche Bildung zu etablieren. Ein großer Vorteil für das Gelingen war, dass die politischen Entscheidungsträger sich von Anfang an engagiert haben. Nun werden Sie sich vielleicht fragen, in welchen Bereichen eine Prozessberatung überhaupt sinnvoll sein kann?

Wann ist eine Prozessberatung sinnvoll?

Prozessberatung ist immer dort hilfreich, wenn größere Veränderungen anstehen, die unterschiedlich arbeitende Bereiche betreffen. Hierbei fungiere ich in der Rolle der Prozessbegleiterin als Sparringspartnerin und als Katalysator, um schnell und klar die individuellen Themen heraus zu finden und dann gezielt mit den Beteiligten abzuarbeiten.
Und was muss vor dem Start einer Beratung klar sein?

Notwendige Klärungen vor der Prozessberatung

Wenn mich eine Anfrage für eine Unterstützung erreicht, erfrage ich folgende Informationen bzw. rege die Klärung an:

• Besteht Klarheit welche Beteiligte teilnehmen sollen?
• Welche Unterstützer gibt es für den Prozess?
• In welchem Zeitraum soll der Prozess stattfinden?
• Wie soll vorgegangen werden?
  • Besprechungen – Form und Häufigkeit
  • Dokumentation – Form und Häufigkeit
• Benötigt es Fachwissen von meiner Seite?
• Hat eine Analyse der bestehenden Situation stattgefunden?

Dies stellt den sogenannten Vorab-Prozess dar. Nach der Rahmenklärung wird ein Kick Off mit allen Beteiligten, sowie den Unterstützern vereinbart.

Zurück zum Beispiel – hier fand unter Beteiligung von Bürgermeister, Schule, KITAs, weitere soziale Einrichtungen und Eltern das Kick off statt, in dem die Vorgehensweise und das Ziel justiert wurden.

Nun werden Sie sich vielleicht fragen, wofür hier eine externe Beratung engagieren? Oftmals ist auch die Möglichkeit gegeben dies intern zu begleiten. Allerdings ist es wichtig, dass jemand explizit diesen Hut aufbekommt und auch Zeit dafür hat. Wenn Sie sich entscheiden eine externe Begleitung hinzu zu ziehen, haben Sie einige Vorteile dadurch.

Vorteile einer externen Prozessberatung

• meist geringerer zeitlicher Aufwand
• Dran-Bleiben leichter möglich
• Innovationen / Kreativität werden angeleitet (Betriebsblindheit wird ausgehebelt)
• klarer Rahmen wird abgesteckt
• Fortlaufende Dokumentation wird übernommen

Der große Vorteil bei dem eingebrachten Beispiel – ich als neutrale Prozessberaterin übernehme die Verantwortung die Themen zu bündeln, die Informiertheit für alle Beteiligten sicherzustellen und in gewisser Weise als „Motor der Veränderung“ zu dienen.

Alle Beteiligten sind die Experten, die durch die Moderation den Rahmen bekommen Ihre Themen selbständig zu lösen. In dem beschriebenen Beispiel ging es in der Startphase um ein intensives Kennenlernen, sodass hierdurch die Themen ergänzt und das anvisierte Ziel angepasst werden musste. Dazu und zu der konkreten Vorgehensweise mehr in einem zweiten Teil in Bälde. Vorab möchte ich nun erstmal auf die üblichen Schritte einer Prozessberatung eingehen.

Wie ist denn nun der optimale Verlauf einer Prozessberatung?

Zum Start einer Begleitung stehen immer das smarte Ziel, die klare Rollenverteilung der Beteiligten und die Abstimmung der Kommunikation.

Zu Beginn einer Prozessberatung ist eine Stakeholderanalyse (siehe Bild) sinnvoll, in der auch Stolperschwellen reflektiert werden. Sich in diesem Stadium auch schon Gedanken über mögliche Schwierigkeiten und den Umgang damit zu überlegen, ist gerade bei einer großen Anzahl von Betroffenen sehr wichtig.

Vergrößerung des Fotos durch Anklicken möglich

Die Themen wie mit dem Veränderungsmanagement z.B. Entscheidungen, der Kommunikation / Information und potentiellen Konflikten umgegangen wird, müssen auf die individuelle Situation und Kultur in der Organisation bezogen reflektiert und beschlossen werden. Genau das ist der Bereich, in der keine Prozessberatung der anderen gleicht und unbedingt immer der jeweilige Kontext mit bedacht werden muss.

Zurück zum Beispiel – die ersten Themen wurden erfolgreich bearbeitet und die Netzwerkmitglieder wuchsen immer stärker zusammen. Gleichzeitig wurde immer wieder diskutiert, ob es weiterer Mitglieder bedürfe, um andere Perspektiven auf das Thema frühkindliche Bildung zu integrieren. Die regelmäßigen Treffen, sowie die Dokumentation dazu waren hilfreich  gemeinsame Lösungen für entstehende Fragestellungen zu entwickeln. Dadurch wurden immer mehr Schnittstellen deutlich und diese wurden gemeinsam optimiert.

Weiterer Ablauf einer Prozessberatung

Etwa in der Mitte der Prozessberatung, sowie zum Abschluss benötigt es eine Reflektion der Ergebnisse, sowie der Dokumentation. Ziel sollte hier sein, das Erreichte festzuhalten, sowie zu den offenen Themen Klarheit zu erzeugen, wie damit umgegangen wird.

In dem beschriebenen Fall hatte sich das Netzwerk verstetigt. In der Schule, sowie in einer neu geschaffenen Beratungsstelle für Familien wurden teils neue Stellen geschaffen, die die Beratung direkt vor Ort übernehmen konnten. Das Netzwerk hat sich um diese Ansprechpartner*innen erweitert und arbeitet erfolgreich als Gremium weiter.

Abschließend kann ich sagen, dass mir diese Beratung sehr viel Freude gemacht hat und wir gemeinsam viel im Sinne der Bildung für die Kinder verbessern konnten. Natürlich ist es schön zu sehen, dass das Erarbeitete weiterlebt und vorhandene Grenzen zwischen Institutionen und Einrichtungen „aufgeweicht“ wurden in dem die Beteiligten gemeinsam an Lösungen für bestehende Problemen arbeiten.

Und wann sprechen wir zu dem Thema Prozessberatung?

Nun interessiert mich sehr, welche Erfahrungen Sie haben oder welche Fragen bei Ihnen entstanden sind. Hier die Möglichkeit mich virtuell zu treffen (Termin buchen) oder mich einfach unter 0175-4161096 anzurufen.

Ich freue mich auf Sie.