Sich auf den Weg machen mit Prozessberatung (Teil2)

– Klarheit nach Kick Off, Anpassung der Themen, Quick Wins, Gründe fürs Gelingen

Im zweiten Teil mache ich deutlich, wie sich die Prozessberatung geschmeidig den Anfordernissen der Netzwerkmitglieder*innen anpasst und was daraus entstehen kann. Ich freue mich schon über Ihre Anmerkungen und Fragen, die daraus entstehen – Kontaktmöglichkeiten siehe Link oder einfach anrufen – +49175-4161096

Zusammenfassung vom Beispiel für die Prozessberatung

Damit Sie nun nicht vorab den ersten Teil lesen müssen – hier eine Zusammenfassung. Ich wurde beauftragt ein Netzwerk in einer Gemeinde zu etablieren, bei dem es um die Weiterentwicklung der frühen kindlichen Bildung gehen sollte. Die Begleitung dauerte ein Kalenderjahr und konnte mit Hilfe von Fördergeldern und einen eigenen Beitrag der Gemeinde darüber hinaus umgesetzt werden.

Alle Beteiligten einigten sich beim Start auf ein smartes Ziel für die Prozessberatung und die Vorgehensweise. Nach dem Kick Off sollten idealerweise einige Punkte geklärt sein.

Auflistung, nach der Phase 1 – Analyse und Umsetzung mit dem  „Kick off:

• Welches Ziel wird mit der Prozessbegleitung verfolgt? –
  Überprüfung nach der SMART-Regel sinnvoll
• Welche Themen werden auf die Agenda gestellt?
• Mit welchem Thema wird begonnen?
• Wie werden die Unterstützer involviert?
• In welcher Form und Häufigkeit finden die Treffen statt?

Anschließend fanden regelmäßige Sitzungen statt, die den Kontakt und das Verständnis für die verschiedenen Sichtweisen auf die Situation der Bildung in dieser Gemeinde deutlich machten. In dieser ersten Phase wurde deutlich, dass ein weiteres Thema –  der Übergang für die Kinder von der Kindertagesstätte in die Schule verbesserungsbedürftig, ist.

Anpassung und Ergänzung von Themen und die Quick Wins

Also wurde eine Untergruppe etabliert mit den betroffenen Schul- und Einrichtungsleitungen, sowie Eltern, die sich speziell mit dem Thema beschäftigen wollten. In diesen Arbeitssitzungen entstand ein zeitlicher Ablaufplan mit den notwendigen Meilensteinen und Fallstricken.

Durch das Einnehmen der unterschiedlichen Perspektiven wurde schnell deutlich, dass die Verzahnung beim Übergang von KITA und Schulmitarbeitern enger gestaltet werden musste. Die sehr gut funktionierende Begleitung von KITA-Betreuer*innen am Anfang in die Schule wurde beibehalten und die Koordinierung bis dahin wurde verbessert. Bei der Erarbeitung dieser Übersicht wurden Quick Wins sichtbar. Dies sind meist schnell umzusetzende Veränderungen z.B. bei der Schuleinschreibung die das Zusammenwirken der Fachkräfte verbessert und für Eltern den Zugang erleichtern.

Was ist hier nun passiert?

Durch die Erweiterung der Themen bekam der Prozess des Übergangs Raum und wurde kontrovers diskutiert. Die Visualisierung auf einer Zeitschiene und das gemeinsame Weiterdenken ließen erneut Verständnis wachsen, aber auch kreative Lösungen entstehen. Das mehrfache Vorstellen des Konzepts vor dem Gesamtnetzwerk hat als Regulativ gedient. Hierbei wurden auch andere Netzwerkmitglieder aktiviert, wenn es um finanzielle oder fachliche Unterstützung ging, da hier Stunden für eine Fachkraft geschaffen werden mussten.

Was hat zum Gelingen der Prozessberatung beigetragen?

• Wichtige Stakeholder wie Bürgermeister, Jugendamt, Fachpersonal und Eltern waren von Anfang an mit an Bord (siehe Stakeholderanalyse 1. Teil – Link)
• Alle Perspektiven durften sein – wertschätzendes Miteinander
• Finanzierung durch Projekt bei der DKJS für ein Kalenderjahr gefördert
• Trotz großer Arbeitsbelastung aller Beteiligten hohe Motivation sich für die Gemeinde einzusetzen
• Mit Humor und Spaß bei der Sache – im Rahmen der Förderung war eine gemeinsame Reise nach Berlin zu einem Kongress möglich

Was mich besonders fasziniert hat und ehrlicherweise auch fordert, ist das Einlassen auf die unterschiedlichen Akteure und Themen, die bedingt durch die prozessorientierte Entwicklung sich immer wieder ändern können. Genau deshalb war es nicht simpel einer Kundin, die mich zu den Beiträgen hier inspiriert hat, in aller Kürze zu erläutern, wie die Vorgehensweise ist und welche Themen vorhanden sind. Mit Offenheit und einer gleichzeitigen, klaren Strukturierung gelingt es selbst schwierige, konflikthafte Themen zu bearbeiten und individuelle Lösungen zu finden. Das ist der Teil, den ich sehr spannend und interessant finde, denn keine Prozessberatung gleicht der anderen.

Für die Verdeutlichung habe ich in einer Grafik den Ablauf einer Prozessberatung nach Ergänzung bzw. Erledigung von Themen aufgezeichnet.

Vergrößerung des Fotos durch Anklicken möglich

Ich hoffe, das Beispiel lüftet ein Stück mehr das Geheimnis um eine Prozessberatung und verdeutlicht meine Arbeitsweise.

Sind bei Ihnen nun Fragezeichen entstanden? Oder haben Sie auch ähnliche Erfahrungen gemacht?

Am besten gleich einen Termin suchen oder direkt anrufen – +49715-4161096. Ich füge hier einen Fairpoint-Wolff Prozessbegleitung One-Pager ein, in dem deutlich wird was sie von mir erwarten können.